Datenschutzerklärung
Den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nehmen wir sehr ernst. Wir behandeln die von Ihnen im Rahmen der Teilnahme an diesem Identifizierungsprozess („KYC-Verfahren“) bereitgestellten personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Nachfolgend möchten wir Sie im Einzelnen darüber informieren, welche Ihrer personenbe-zogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie verwenden, mit wem wir sie teilen und welche Rechte Ihnen je nach konkretem Einzelfall zustehen.
1. Verantwortliche Stelle und Kontakt
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit diesem Dienst ist (Finion Capital GmbH) (nachfolgend: der „Verantwortliche“).
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Erhebung, Verarbeitung oder Nut-zung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an: onboarding-de@finion-capital.com.
2. Begriffsbestimmungen
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, wie etwa einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten oder einer Online-Kennung.
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpas-sung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
3. Unsere Datenverarbeitungstätigkeiten
Nachfolgend werden Ihnen die Verarbeitungsaktivitäten im Rahmen des KYC-Verfahrens dargestellt.
3.1 Anbahnung eines Vertragsverhältnisses
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns, bspw. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse) so-wie weitere Angaben zu Ihrer Person, die Sie uns zur Verfügung stellen. Sofern Ihr Arbeit-geber mit uns ein Vertragsverhältnis eingehen möchte, stellt uns dieser ggf. Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten zur Verfügung, sofern Sie als unser Ansprechpartner für den an-gestrebten Vertragsschluss fungieren sollen. Diese Datenverarbeitung ist zur Durchfüh-rung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).
3.2 Dokumentation und Abfrage von Angaben zum Vertragspartner
Bevor wir ein Vertragsverhältnis mit Ihnen eingehen, sind wir zur Erhebung und Dokumen-tation gewisser Angaben zu Ihrer Person bzw. zu dem Unternehmen, für das Sie tätig werden, rechtlich verpflichtet. Um entsprechende Angaben zu erheben, fragen wir diese von Ihnen über ein Identifizierungsformular im Rahmen des KYC-Prozesses ab. Den Zu-gang zum Identifizierungsformular werden wir Ihnen an die uns von Ihnen bekannte E-Mail-Adresse zusenden.
Im Rahmen des Identifizierungsformulars erheben wir von natürlichen Personen Vor- und Nachname, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit sowie Wohnadresse in der EU oder, sofern kein fester Wohnsitz in der EU besteht, Anschrift, unter die Sie erreichbar sind. Weiterhin werden ggf. zusätzliche Informationen zu Ihrer konkreten Geschäftstätig-keit erhoben, etwa Verbindungen zu gewissen Staaten oder andere Auffälligkeiten im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeiten.
Wir erheben auch von juristischen Personen entsprechende Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Pflichten. Es ist daher möglich, dass uns von Ihrem Arbeitgeber oder der Ge-sellschaft, an der sie beteiligt sind, Informationen zu Ihrer Person zur Verfügung gestellt werden. Diese können Ihren Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehö-rigkeit, Ihre Adresse in der EU sowie Informationen zu Ihrer Funktion bzw. Stellung inner-halb der juristischen Person und andere Auffälligkeiten zu Ihrer Person (z.B. politisch ex-ponierte Stellung) umfassen. Wir verarbeiten auch Angaben aus Handelsregisterauszügen sowie gegebenenfalls aus dem Transparenzregister, die gewisse Informationen zu Ihrer Person enthalten können.
Die vorgenannten Daten verarbeiten wir zur Erfüllung unserer gesetzlichen Sorgfalts- und Dokumentationspflichten aus dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 10 Abs. 1 Nr. 1 bis 4, 11, 8 GWG).
Bei der vorgenannten Datenverarbeitung bedienen wir uns einer Auftragsverarbeiterin, der Regpit GmbH, Lychener Straße 82, 10437 Berlin („Regpit“), die uns bei der Durchführung des KYC-Prozesses unterstützt. Die Rechtsgrundlage für diese Datenübermittlung ist Art. 28 DSGVO i.V.m. dem mit diesem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
3.3 Video- und Foto-Verifikationsverfahren
Die Angaben zu Ihrer Person bzw. zur juristischen Person, für die Sie den KYC-Prozess durchführen sollen, werden von uns anschließend mit Hilfe eines externen Anbieters (Sia Verifeye Online, Krišjāņa Valdemara 33-50, LV-1010, Riga, Lettland, nachfolgend „Ve-rifeye“) verifiziert. Sie erhalten von uns an Ihre E-Mail-Adresse einen Link, über den Sie das Video- oder Foto-Verifikationsverfahren starten können. Dort finden Sie auch eine Be-schreibung der Schritte des Verifikationsverfahrens.
Das Video- oder Foto-Verifikationsverfahren verläuft im Wesentlichen wie folgt:
• Nachdem Sie das Verifikationsverfahren gestartet haben, erstellen und laden Sie ein Foto Ihres Ausweisdokuments (z.B. Personalausweis, Reisepass) sowie ein Fo-to von sich in die Systemumgebung von Verifeye hoch.
• Im Rahmen des Videotelefonats werden die Daten Ihres Ausweisdokuments über verschiedene Fragen verifiziert und es findet ein Abgleich des von Ihnen erstellten Fotos mit dem Foto in Ihrem Ausweisdokument statt. Das Verfahren ist zusätzlich über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Vor der Beendigung des Ge-sprächs werden Sie um die Angabe einer Mobilfunknummer gebeten, an die Sie eine SMS mit einem vierstelligen Zifferncode erhalten. Diesen müssen Sie einge-ben, um das Videotelefonat mit Verifeye zu beenden.
Um das Verfahren technisch anbieten zu können, verarbeitet Verifeye zusätzlich auch Ihre IP-Adresse. Die erhobenen Daten einschließlich des Verifikationsergebnisses werden uns im Anschluss zur Verfügung gestellt.
Die vorgenannten Daten verarbeiten wir zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten aus dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 12 Abs. 1 und 2, 13 GWG) sowie auf Grundlage unserer überwiegenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) mit Hilfe eines externen Anbieters einen qualitativ hochwertigen und hin-reichend sicheren Verifikationsprozess durchführen zu können.
Verifeye wird im Rahmen des Verifikationsverfahrens als Auftragsverarbeiterin tätig. Die Rechtsgrundlage für diese Datenübermittlung ist Art. 28 DSGVO i.V.m. dem mit diesem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Außerdem unterstützt uns Regpit als Auftragsverarbeiterin, da diese den KYC-Prozess in unserem Auftrag durchführt. Die Rechtsgrundlage für diese Datenübermittlung ist Art. 28 DSGVO i.V.m. dem mit diesem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
3.4 Überprüfung der Angaben zur Erfüllung weitergehender gesetzlicher Sorgfaltspflichten
Die im Rahmen des KYC-Prozesses zu Ihrer Person gesammelten Informationen, ein-schließlich der Angaben zu Ihrer Identität sowie des Prüfergebnisses, bewerten und über-prüfen wir zur Erfüllung unserer verstärkten gesetzlichen Sorgfaltspflichten. In Einzelfällen kann es aufgrund des identifizierten Risikos der Vertragsbeziehung erforderlich sein, wei-tergehende Informationen zu Ihrer Person einzuholen und mit externen Datenbanken ab-zugleichen (z.B. Listen zu politisch exponierten Personen, Sanktionslisten).
Die vorgenannten Daten verarbeiten wir zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten aus dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 10 Abs. 1 Nr. 4, 15 GWG) sowie auf Grundlage unserer überwiegenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) mit Hilfe externer Listenanbieter unsere gesetzlichen Pflichten in einer dem Transaktionsrisiko angemessenen Art und Weise erfüllen zu können. Bitte beachten Sie, dass wir auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch externe Listenanbie-ter keinen Einfluss haben.
Bei dieser weitergehenden Prüfung unterstützt uns RegPit als Auftragsverarbeiterin. Die Rechtsgrundlage für diese Datenübermittlung ist Art. 28 DSGVO i.V.m. dem mit diesem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
4. Weitere Datenverarbeitungstätigkeiten in Einzelfällen
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zu folgenden Zwecken:
• Falls wir unser Unternehmen ganz oder teilweise veräußern oder ein anderes Unterneh-men ganz oder teilweise erwerben. Wir haben ein berechtigtes Interesse, die Entwicklung unseres Unternehmens durch Fusionen und Übernahmen zu fördern und dabei ggf. auch Informationen zu unseren Vertragspartnern zur Verfügung zu stellen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
• Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, einschließlich der Teilnahme an behördlichen Ermittlungen und Verfahren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).
• Falls wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO), können wir Ih-re personenbezogenen Daten verarbeiten, um unsere Rechte und unsere Sicherheit, so-wie die unserer Kunden und Dritter zu schützen. Auch wenn wir hierzu nicht gesetzlich verpflichtet sind, können wir Daten zu diesem Zweck auf der Grundlage unseres berechtig-ten Interesses oder auf der Grundlage der berechtigten Interessen anderer Betroffener zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Neben den im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bereits genannten Empfängern wer-den Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch den folgenden Empfängern bzw. Katego-rien von Empfängern offengelegt:
5.1 Eingebundene Dienstleister
Ihre personenbezogenen Daten werden ggf. weiteren Dienstleistern offengelegt, die uns bei der Durchführung des KYC-Prozesses unterstützen:
• IT-Dienstleister (z.B. Hostinganbieter), und Softwareanbieter (z.B. für Datenverar-beitungssoftware).
Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist jeweils Art. 28 DSGVO i.V.m. dem mit dem jeweiligen Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
5.2 Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
In bestimmten Fällen legen wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. den folgenden Kate-gorien von Empfängern offen:
• An potenzielle Vertragspartner, im Fall, dass wir unser oder ein anderes Unter-nehmen ganz oder teilweise erwerben bzw. veräußern. Wir haben ein berechtigtes Interesse, unser Unternehmen auf diese Weise weiterzuentwickeln (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
• An Strafverfolgungsbehörden, öffentliche Behörden und Gerichte zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten zur Teilnahme an Ermittlungen und Verfahren, die von Re-gierungen oder Behörden durchgeführt werden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).
• An andere Unternehmen, Einzelpersonen oder Behörden, wenn wir gesetzlich zur Weitergabe personenbezogener Daten verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder auf der Grundlage überwiegender berechtigter Interessen zum Schutz unserer Rechte oder der Sicherheit von uns sowie unserer Kunden und Dritter (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
6. Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
Bei der Nutzung von Diensten, die von Dritten angeboten werden, oder bei der Übermitt-lung von Daten an andere in dieser Datenschutzerklärung genannte Empfänger kommt es gegebenenfalls zu einer Übermittlung Ihrer Daten in sog. Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR, in denen die DSGVO nicht gilt. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass in Drittländern verarbeitete Daten ggf. ausländischen Gesetzen unterliegen und den dortigen Regierungen, Gerichten sowie Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden zugänglich sein können. Bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer werden wir jedoch ggf. zusätzliche Maßnahmen treffen, um Ihre Daten zu schützen.
Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, wird eine etwaige Über-mittlung Ihrer Daten in ein Drittland entweder dadurch geschützt, dass für das Drittland ein sog. Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, der bestätigt, dass das betreffende Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bietet oder die Übermittlung ist dadurch geschützt, dass mit den Datenempfängern EU-Standardvertragsklauseln (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en) abgeschlossen, sowie ggf. zusätzliche Schutzmaßnahmen vereinbart wurden.
7. Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Verfolgung der vorgenannten Verarbeitungszwecke jeweils erforderlich ist und anschließend gelöscht, soweit wir nicht rechtlich zu einer längerfristigen Aufbewahrung verpflichtet sind (z.B. zur Erfüllung gesetzlich festgelegter Aufbewahrungspflichten).
8. Datensicherheit
Bitte denken Sie daran, dass eine Datenübermittlung über das Internet nie vollkommen si-cher ist. Die Sicherheit über das Internet eingegebener Daten können wir während der In-ternetübermittlung nicht garantieren. Dies geschieht auf Ihr eigenes Risiko. Wir werden je-doch angemessene Schutzmaßnahmen treffen, um Ihre Daten vor Verlust, unbewusster oder unrechtmäßiger Offenlegung, Zweckentfremdung und Veränderung zu schützen.
9. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben, je nach den Gegebenheiten des konkreten Falls, folgende Datenschutzrechte:
• Sie haben das Recht, Auskunft über und Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeiche-rung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein.
• Sie haben das Recht, die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verar-beitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit deren Nutzung da-tenschutzrechtlich unzulässig ist. Das ist insbesondere der Fall, wenn (i) die Daten unvollständig oder unrichtig sind, (ii) sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden nicht mehr notwendig sind, (iii) die Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stütz-te, widerrufen wurde, oder (iv) Sie erfolgreich von einem Widerspruchsrecht zur Da-tenverarbeitung Gebrauch gemacht haben; in Fällen, in denen die Daten von drit-ten Parteien verarbeitet werden, werden wir Ihre Anträge auf Berichtigung, Lö-schung oder Einschränkung der Verarbeitung an diese dritten Parteien weiterlei-ten, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnis-mäßigen Aufwand verbunden;
• Sie haben das Recht, Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, an sich oder einen Dritten in einem gängigen strukturierten, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Das Recht, die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, besteht jedoch nur, soweit dies technisch machbar ist.
• Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen, sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Di-rektwerbung verarbeiten oder sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Ver-folgung unserer berechtigten Interessen verarbeiten und Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte infolge einer nicht im Einklang mit den da-tenschutzrechtlichen Vorgaben stehenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verletzt wurden, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
Um eines Ihrer vorgenannten Rechte auszuüben, verwenden Sie bitte die in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten.
10. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung erforderlichenfalls an angepasste Rechtslagen oder im Falle neuer Verarbeitungstätigkeiten an. Bitte denken Sie daran, in regelmäßigen Abständen von der aktuellen Version dieser Datenschutzerklärung Kenntnis zu nehmen (Stand: Juni 2022).